تنظیمات عمومی
در این بخش، قوانین و مقررات پایه‌ای سازمان که چارچوب اصلی سیستم حضور و غیاب را تشکیل می‌دهند، تعریف و پیکربندی می‌شوند. این تنظیمات به سیستم کمک می‌کنند تا ترددها و ساعات کاری را مطابق با ساختار و رویه‌های داخلی سازمان پردازش کند.
چگونه قوانین عمومی را مشاهده و تغییر بدهیم ؟
از منوی کنار صفحه اصلی برنامه، وارد تنظیمات شوید.
در صفحه تنظیمات، روی گزینه‌ی تنظیمات حضور و غیاب کلیک کنید.
وارد اولین تب یعنی عمومی شوید.
فرم «سیاست‌های عمومی» شامل چهار بخش اصلی است که هرکدام یک قسمت مهم از قوانین حضور و غیاب سازمان را تنظیم می‌کنند
بخش ساختارهای زمانی
در این بخش، پایه‌ای‌ترین تنظیمات زمانی سازمان مشخص می‌شود:
-
تعیین روز اول هفته
تعیین کنید هفته کاری از چه روزی آغاز می‌شود. این تنظیم در گزارش‌ها، تقویم، و محاسبات هفتگی اثرگذار است.
-
تعریف ساعات کاری روزانه
مشخص کنید یک روز کاری استاندارد چند ساعت است. این مقدار مبنای محاسبه اضافه‌کار، کسرکار، و وضعیت حضور کارکنان است.
بخش تنظیم ساعت شب‌کاری
قوانین مربوط به ساعت کار شب در این قسمت مشخص می‌شود:
-
ساعت شروع شب‌کاری
زمانی که کار انجام‌شده پس از آن «شب‌کاری» محسوب می‌شود.
-
ساعت پایان شب‌کاری
محدوده زمانی که تا این ساعت، ترددها با ضریب شب‌کاری محاسبه می‌شوند.
(این زمان‌ها بسته به سیاست سازمان یا قواعد قانونی قابل تغییر هستند.)
بخش قوانین اضافه‌کار
این بخش مربوط به مدیریت اضافه‌کار کارکنان است:
-
فعال یا غیرفعال بودن محدودیت اضافه‌کار
انتخاب کنید که آیا برای کارکنان سقف اضافه‌کار در نظر گرفته می‌شود یا خیر.
-
تعیین محدوده اضافه‌کار روزانه / هفتگی / ماهانه
درصورت فعال بودن محدودیت، مقدار مجاز اضافه‌کار را مشخص کنید.
مثال:
حداکثر ۲ ساعت در روز
حداکثر ۱۲ ساعت در هفته
حداکثر ۴۰ ساعت در ماه
بخش قوانین ورود و خروج
این بخش مجموعه‌ای از تنظیمات مرتبط با نحوه ثبت، ویرایش و بررسی ترددها را شامل می‌شود:
-
اجازه ویرایش ورود و خروج برای کارکنان
مشخص کنید که کارکنان مجاز به ویرایش رکوردهای تردد خود هستند یا خیر.
-
نیاز به تأیید برای ویرایش زمان ورود
درصورت فعال بودن امکان ویرایش، تعیین کنید آیا کارکنان برای ویرایش «ورود» به تأیید نیاز دارند.
-
انتخاب تأییدکننده
اگر تأیید لازم باشد، مسئول تأیید (مثلاً سرپرست یا مدیر) انتخاب می‌شود.
-
انتخاب عملیات برای ترددهای ناقص
تعیین رفتار سیستم در صورتی که یک تردد ناقص ثبت شود:
- علامت‌گذاری به‌عنوان «تردد ناقص (در انتظار بررسی)» – نگه‌داری جهت بررسی مسئول حضور و غیاب
-
حداقل فاصله زمانی بین ورود و خروج‌ها
تعیین کنید حداقل چند دقیقه باید بین ثبت دو تردد وجود داشته باشد تا تردد اشتباه یا تکراری ثبت نشود.
در نهایت بر روی دکمه ذخیره کلیک کنید.