سیاست های مرخصی

 فرایند تعریف مرخصی از سه گام تشکیل شده 

گام اول : اطلاعات پایه 

در این گام، اطلاعات اولیه و شناسایی‌کننده نوع مرخصی را مشخص می‌کنیم. این اطلاعات به سیستم کمک می‌کند تا این مرخصی را به درستی دسته‌بندی و مدیریت کند.

• نام توصیفی: یک نام واضح و قابل فهم برای این نوع مرخصی انتخاب کنید (مثلاً: “مرخصی سالانه”).
• مدل مرخصی: مشخص کنید که این مرخصی از نوع انباشته (با گذشت زمان کسب می‌شود) است یا غیر انباشته (سقف مشخص در هر درخواست یا نامحدود).

• وضعیت حقوق :در این قسمت مشخص می‌کنید که آیا در طول استفاده از این نوع مرخصی، حقوق کارمند پرداخت می‌شود یا خیر.
  با حقوق (Paid): در این حالت، کارمند در طول دوره مرخصی، حقوق و مزایای معمول خود را دریافت می‌کند. این گزینه برای مرخصی‌های استحقاقی، استعلاجی (تا سقف معین) و سایر موارد مشابه استفاده می‌شود.
  بدون حقوق (Unpaid): در این حالت، حقوق کارمند در طول دوره مرخصی قطع می‌شود. این گزینه برای مرخصی‌های بدون حقوق، مرخصی‌های اضطراری طولانی مدت و مواردی که سازمان تعهدی به پرداخت حقوق ندارد، به کار می‌رود.

 

گام دوم: تنظیمات 

 

تنظیمات از بخش های مختلفی تشکیل شده که بصورت مجزا توضیح داده می شود

بخش اول: تعیین نرخ انباشت

مشخص کنید که کارمندان چند روز  مرخصی به ازای هر دوره زمانی کسب می‌کنند.

مثال: 26 روز مرخصی به ازای هرسال.

بازه زمانی انباشت: روزانه، ماهانه، سالانه.

 

بخش دوم :تنظیمات عمومی

قابلیت استفاده از مرخصی به صورت ساعتی:

• این گزینه تعیین می‌کند که آیا کارمندان می‌توانند از مرخصی‌های انباشته شده روزانه خود به صورت ساعتی نیز استفاده کنند یا خیر. این قابلیت برای زمانی مفید است که کارمند نیاز به غیبت کوتاه مدت در طول روز کاری دارد (مثلاً برای یک قرار ملاقات یا رسیدگی به امور شخصی).
• اگر امکان استفاده ساعتی فعال شود، معمولا نیاز است که برای آن سقف تعیین کنید تا از سوء استفاده احتمالی جلوگیری شود و مدیریت منابع انسانی تسهیل گردد. این سقف مشخص می‌کند که حداکثر چه مقدار از مرخصی انباشته شده روزانه، می‌تواند به صورت ساعتی مورد استفاده قرار گیرد.
• نحوه تعیین سقف:
• فعال‌سازی: ابتدا باید گزینه مربوط به تعیین سقف را فعال کنید 
• وارد کردن سقف: سپس، باید مقدار این سقف را وارد کنید. این مقدار  بر اساس ساعات کاری تعریف می‌شود.
• مثال: اگر سقف ساعتی مجاز را 4 ساعت وارد کنید، به این معنی است که یک کارمند در طول یک روز کاری، حداکثر می‌تواند تا 4 ساعت از مرخصی انباشته روزانه خود را به صورت ساعتی استفاده کند. اگر کارمندی بخواهد بیشتر از 4 ساعت در یک روز مرخصی بگیرد، باید به صورت روز کامل (و طبق قوانین مرخصی روزانه) درخواست دهد.

 

دوره انتظار

این بخش مشخص می‌کند که آیا کارکنان جدید بلافاصله پس از استخدام مستحق دریافت مرخصی انباشته شده (Accrual) هستند یا باید دوره‌ای را طی کنند.

گزینه‌ها و توضیحات:

1. خیر، آن‌ها بلافاصله بعد از استخدام مستحق دریافت مرخصی می‌شوند:

• توضیح: با انتخاب این گزینه، هیچ دوره انتظاری وجود نخواهد داشت. کارکنان جدید از همان روز اول استخدام، شروع به انباشت مرخصی می‌کنند و پس از طی شدن اولین دوره انباشت (مثلاً اولین ماه کاری)، اولین میزان مرخصی به حسابشان اضافه خواهد شد.

2. بله، یک دوره انتظار وجود دارد :

• توضیح: با انتخاب این گزینه، کارکنان جدید تا پایان یک دوره مشخص، واجد شرایط دریافت یا انباشت مرخصی نخواهند بود.
• تنظیم تعداد روزهای دوره انتظار: پس از انتخاب این گزینه، فیلدی ظاهر می‌شود که در آن باید تعداد روزهای دوره انتظار را مشخص کنید.
• مثال: اگر این گزینه را انتخاب کنید و تعداد روزهای انتظار را 90 روز وارد کنید، به این معنی است که کارمند جدید تا 90 روز پس از تاریخ استخدام خود، مرخصی انباشته نخواهد کرد. از روز 91ام به بعد، انباشت مرخصی برای او آغاز می‌شود.

محدودیت‌های زمان ثبت درخواست مرخصی

این بخش دو محدودیت زمانی کلیدی دارد:

1. ثبت درخواست قبل از شروع مرخصی:

• مشخص می‌کند کارمندان باید چند روز یا ساعت قبل از شروع مرخصی، درخواست خود را ثبت کنند.
• مثال: 2 روز قبل، یا 5 ساعت قبل.

2. ثبت درخواست پس از پایان مرخصی:

• مشخص می‌کند کارمندان پس از  پایان مرخصی، حداکثر چند روز یا ساعت فرصت دارند تا درخواست خود را ثبت کنند.
• مثال: 3 روز بعد، یا 24 ساعت بعد.

این تنظیمات به مدیریت بهتر درخواست‌های مرخصی و برنامه‌ریزی سازمان کمک می‌کنند.

بخش سوم :قوانین انتقال (مانده مرخص)

 

بخش چهارم :تنظیمات تاییدیه درخواست

 

در این بخش، شما تعیین می‌کنید که آیا درخواست‌های مرخصی ثبت شده توسط کارکنان نیاز به تأیید دارند یا خیر، و در صورت نیاز، چه کسانی و چگونه این تأییدیه‌ها را انجام دهند.

1. نیاز به تایید

   • اگر فعال کنید: درخواست مرخصی بعد از ثبت، باید توسط افراد تعیین‌شده تایید شود.
   • اگر غیرفعال کنید: درخواست‌ها معمولاً بدون تایید ثبت و اعمال می‌شوند.

2. تعیین تاییدکننده

   • یکی از گزینه‌ها:

• مدیر مستقیم
• مدیر ارشد
• ادمین سیستم
• شخص خاص (انتخاب مستقیم یک فرد)

3. تایید چندسطحی (زنجیره تایید)
   • می‌توانید تعیین کنید درخواست مرحله‌به‌مرحله پیش برود:

• مثال: سطح ۱: مدیر مستقیم → سطح ۲: مدیر بالادست
  • تا وقتی تایید در همه سطوح انجام نشود، درخواست نهایی محسوب نمی‌شود (طبق منطق سیستم شما).

 

بخش پنجم :سایر تنظیمات

 

نحوه تخصیص مرخصی به کارکنان:

• متناسب با کارکرد: مرخصی به نسبت تعداد روزهای کاری کارمند در طول سال محاسبه می‌شود. (مثال: اگر وسط سال استخدام شود، مرخصی کمتری می‌گیرد).
• به صورت کامل: کارمند، هر زمان از سال استخدام شود، کل مرخصی سالیانه (مثلاً ۲۶ روز) را دریافت می‌کند.

 

گام سوم بازبینی و خلاصه تنظیمات 

 

این مرحله آخرین فرصت برای اطمینان از صحت تنظیمات قبل از ذخیره نهایی است. اهداف کلیدی آن عبارتند از:

• جلوگیری از خطا: اطمینان از عدم وجود اشتباهات در تنظیمات که می‌تواند هزینه‌بر باشد.
• ایجاد شفافیت: ارائه یک نمای کلی و خوانا از تمام سیاست‌های اعمال شده.
• تایید نهایی: تضمین اینکه تمام بخش‌ها با هم سازگار و منطقی هستند.

به طور خلاصه، این مرحله با ارائه یک گزارش خوانا به جای منوهای پیچیده، به کاربر کمک می‌کند تا با یک نگاه، خروجی نهایی تنظیمات را درک کند.

گام اول : اطلاعات پایه 

 

• نام سیاست: یک نام توصیفی و منحصر به فرد برای این سیاست انتخاب می‌کنید (مثلاً: “مرخصی بدون حقوق”،“مرخصی زایمان”).
• نوع سیاست: این مورد را به عنوان “غیر انباشته” یا “نامحدود”  تعریف می‌کنید. این مهم‌ترین مشخصه این نوع سیاست است که نشان می‌دهد مرخصی به مرور زمان کسب نمی‌شود.
• نوع پرداخت: تعیین می‌کنید که آیا این مرخصی با حقوق (با کسر از حقوق پایه) یا بدون حقوق (کاملاً بدون پرداخت) خواهد بود.

گام دوم: تنظیمات

از دو قسمت تشکیل شده :

بخش تنظیمات عمومی

    در این قسمت، شما تعیین می‌کنید که مرخصی چگونه و با چه سقف‌هایی قابل استفاده باشد:

1. هیچ محدودیتی ندارد :

• توضیح: در این حالت، کارمند می‌تواند در هر زمان و به هر تعداد روز که نیاز دارد، درخواست مرخصی دهد. پذیرش یا رد درخواست صرفاً بر عهده مقام تأیید کننده خواهد بود.
• مثال کاربردی: “مرخصی بدون حقوق اضطراری” . این گزینه برای مواردی مناسب است که طول دوره مرخصی کاملاً به شرایط و نیاز کارمند و تصمیم مدیر بستگی دارد.

2. محدودیت روزانه:

• توضیح: در این حالت، یک سقف مشخص برای تعداد کل روزهای مجاز استفاده از این مرخصی در هر باردخواست تعیین می‌شود. این روزها به صورت متوالی محاسبه می‌شوند. سیستم اجازه درخواست بیش از سقف تعیین شده را نخواهد داد.
• نکته مهم: این سقف بر اساس روزهای کاری محاسبه می‌شود (روزهای تعطیل رسمی در محاسبه این سقف لحاظ نمی‌شوند).
• مثال کاربردی: “مرخصی ازدواج” (مثلاً ۳ روز کاری)، “مرخصی فوت بستگان درجه اول” .

3. محدودیت ساعتی :

• توضیح: در این روش، سقف استفاده از مرخصی به صورت ساعتی در هر روز کاری مشخص می‌شود. کارمند می‌تواند در طول روز کاری، مدت زمان مشخصی را به عنوان مرخصی درخواست دهد.
• مثال کاربردی: “مرخصی شیردهی” (مثلاً ۱ ساعت در روز برای مادران تا دو سالگی فرزند)

 

گام سوم: تخصیص

در این مرحله، مشخص می‌کنید که سیاست مرخصی تعریف شده (با تمامی تنظیمات و محدودیت‌هایش در گام دوم) به چه کارمندانی اعمال خواهد شد. این انتخاب می‌تواند بر اساس معیارهای مختلفی صورت گیرد تا اطمینان حاصل شود که سیاست به درستی به گروه‌های هدف می‌رسد.

معیارهای اصلی تخصیص:

1. همه کارمندان :

• توضیح: سیاست تعریف شده به صورت پیش‌فرض برای تمام پرسنل سازمان اعمال می‌شود، مگر اینکه در مراحل بعدی اولویت‌بندی خاصی وجود داشته باشد.
• کاربرد: مناسب برای سیاست‌های کلی و همگانی مانند مرخصی بدون حقوق که به همه تعلق می‌گیرد.

2. گروه‌های خاص :

• توضیح: شما می‌توانید بر اساس ویژگی‌های مشترک، کارمندان را در گروه‌هایی دسته‌بندی کرده و سیاست را فقط به یک یا چند گروه خاص اختصاص دهید. این دسته‌بندی‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
• دپارتمان/واحد سازمانی: (مثلاً فقط کارکنان واحد فروش، یا فقط مهندسان بخش تحقیق و توسعه)
• شغل/عنوان شغلی: (مثلاً فقط مدیران، یا فقط کارشناسان ارشد)
• نوع استخدام: (مثلاً فقط کارکنان تمام‌وقت، یا فقط پیمانکاران)
• جنسیت: (مثلاً سیاست مرخصی خاص برای بانوان)
• وضعیت تاهل: (مثلاً سیاست مرخصی خاص برای افراد متاهل)

3. اشخاص خاص :

• توضیح: در موارد نادر، ممکن است نیاز باشد سیاست مرخصی را فقط به یک یا چند کارمند مشخص اختصاص دهید. این گزینه امکان انتخاب مستقیم افراد را فراهم می‌کند.
• کاربرد: برای موارد خاص یا آزمایشی که نیاز به تعریف سیاست برای تعداد بسیار محدودی از افراد است.

نکته مهم:

 امکان ترکیب این معیارها نیز وجود دارد. برای مثال، می‌توانید سیاست مرخصی را به «کارکنان دپارتمان IT» که «شغلشان مهندس نرم‌افزار» است، اختصاص دهید.

 

گام چهارم: بازبینی