مدیریت قراردادهای پرسنلی
قرارداد در سامانه «سانا سافت» به عنوان سندِ مرجع برای محاسبات حقوق و دستمزد شناخته می‌شود. ثبت قرارداد در یک فرآیند دو مرحله ای هوشمند انجام می‌پذیرد:
گام اول: جزئیات قرارداد
در این بخش اطلاعات پایه قرارداد ثبت می‌شود:
- اطلاعات اصلی: شامل تاریخ شروع، تاریخ پایان و تاریخ ثبت قرارداد.
- شماره قرارداد: توسط سیستم به‌صورت خودکار تولید می‌شود.
- انتخاب قالب:
- قالب‌های سیستمی: کاربر می‌تواند از قالب‌های پیش‌تعریف‌شده در سیستم استفاده کند.
- بارگذاری دستی: در صورتی که نیاز به استفاده از قالب‌های سیستمی نباشد، کاربر امکان ضمیمه کردن فایل‌های اسکن شده قرارداد کارمند را دارد.
گام دوم: جزئیات حقوق
در این گام، پیکربندی مالی قرارداد انجام می‌شود:
- انتخاب ساختار حقوق: با انتخاب یک «ساختار حقوق» (Salary Structure) مناسب، تمامی آیتم‌ها و فرمول‌های محاسباتی به‌صورت خودکار بارگذاری می‌شوند.
- شخصی‌سازی: پس از بارگذاری الگوی حقوق، کاربر اجازه دارد آیتم‌ها را حذف، اضافه یا مبالغ آن‌ها را برای آن کارمند خاص تغییر دهد.
- پیش‌نمایش: در صورتی که از «قالب‌های سیستمی» استفاده شده باشد، کاربر می‌تواند پیش‌نمایش نهایی قرارداد را مشاهده و در صورت نیاز، تغییرات اختصاصی را در متن قرارداد اعمال کند.
وضعیت قرارداد و گردش کار
- پیش‌نویس و تأیید: قرارداد پس از ثبت اولیه، در وضعیت «پیش‌نویس» قرار می‌گیرد. برای اینکه قرارداد در محاسبات حقوق و دستمزد لحاظ شود، کاربر باید از گزینه «تغییر وضعیت» استفاده کرده و قرارداد را تأیید نهایی کند.
- ویرایش و تغییرات:
- کاربر می‌تواند با کلیک بر روی شماره قرارداد، جزئیات آن را باز کرده و در صورت لزوم اطلاعات یا مبالغ را ویرایش کند.
- شرطِ ویرایش (قوانین قفل‌گذاری): امکان ویرایش یا حذف قرارداد صرفاً تا زمانی وجود دارد که حقوق و دستمزد مربوط به آن دوره محاسباتی، تأیید و قفل نشده باشد. اگر محاسبات حقوق برای دوره مورد نظر در سیستم نهایی و قفل شده باشد، ویرایش قرارداد غیرممکن خواهد بود.
تمدید قرارداد
سامانه «سانا سافت» امکان تمدید قرارداد را نیز فراهم می‌کند:
- شرط تمدید: فقط آخرین قراردادِ تأییدشده هر پرسنل قابلیت تمدید دارد.
- محدودیت: قراردادهای پیش‌نویس یا تأییدنشده امکان تمدید ندارند.
- انتقال خودکار اطلاعات: در زمان تمدید، تمام اطلاعات قرارداد قبلی از جمله:
- نوع همکاری
- سمت
- محل خدمت
- و سایر اطلاعات پایه
به‌صورت خودکار به قرارداد جدید منتقل می‌شود.
- نیاز به ویرایش حداقلی: کاربر تنها کافی است:
- تاریخ‌های جدید را ثبت کند
- و در صورت نیاز، برخی مقادیر را اصلاح نماید
چگونه برای پرسنل تازه‌وارد قرارداد جدید ایجاد کنیم؟
- از منوی کنار صفحه، وارد بخش پرسنل شوید.
-
در لیست کارمندان، پرسنل مورد نظر را یافته و روی نام او کلیک کنید تا وارد بخش پروفایل کارمند شوید.
-
از نوار بالا، وارد تب قراردادها شوید.
-
روی دکمه ایجاد قرارداد جدید بر روی آیکن
کلیک کنید. -
ثبت قرارداد شامل دو مرحله است:
-
- مرحله اول- ثبت جزئیات قرارداد :
- مرحله دوم – ثبت جزئیات حقوق:
⚠ جمع کل حقوق در قرارداد بر مبنای ۳۰ روز محاسبه شده است؛ بنابراین نیازی به نگرانی بابت ماه‌های ۲۹ یا ۳۱ روزه نیست.
سیستم به‌صورت خودکار اقلام حقوقی‌ای را که مبنای روزانه دارند، بر اساس تعداد روزهای همان ماه در محاسبه و پرداخت حقوق اعمال می‌کند. - مرحله اول- ثبت جزئیات قرارداد :