مدیریت درخواست‌ها (مرخصی و مأموریت)
سامانه «سانا سافت» امکان ثبت، مدیریت و پیگیری انواع درخواست‌های پرسنل، اعم از مرخصی و مأموریت را برای مدیران فراهم می‌آورد. این فرآیند با هدف سهولت در گردش مکاتبات اداری و ثبت اتوماتیک اطلاعات در سیستم حقوق و دستمزد طراحی شده است.
روش‌های دسترسی و ثبت درخواست
کاربران برای سهولت در استفاده از سامانه، می‌توانند از طریق دو مسیر، فرآیند ثبت درخواست خود را انجام دهند:
الف) از طریق کارتابل درخواست‌ها (روش جامع)
این روش برای مشاهده وضعیت تمامی درخواست‌ها مناسب است:
- از منوی کناری برنامه، بر روی آیکون «درخواست‌ها» کلیک کنید.
- صفحه کارتابل باز می‌شود که به دو بخش اصلی تقسیم شده است:
- درخواست‌های ارسالی: مشاهده سوابق و وضعیت درخواست‌هایی که قبلاً ثبت کرده‌اید.
- درخواست‌های دریافتی (ارجاعی): مشاهده درخواست‌هایی که برای تأیید به شما ارجاع شده است.
- در این محیط می‌توانید علاوه بر ثبت درخواست جدید، جزئیات و گردش کار درخواست‌های قبلی خود را نیز پیگیری نمایید.
ب) از طریق داشبورد (روش سریع)
این روش جهت دسترسی سریع و ثبت فوری درخواست طراحی شده است:
- در صفحه داشبورد، کارت‌های مربوط به «مرخصی» یا «مأموریت» را مشاهده می‌کنید.
- با کلیک بر روی کارت موردنظر، یک منوی اسلایدری (Slider) در کنار صفحه باز می‌شود.
- می‌توانید بدون خروج از صفحه داشبورد، اطلاعات درخواست خود را وارد و ثبت کنید. این روش به دلیل حذف مراحل پیمایش (Navigation) اضافی، سرعت ثبت درخواست را برای کاربر افزایش می‌دهد.
مدیریت درخواست‌ها توسط مدیران
مدیران پس از دریافت درخواست‌ها، از طریق پنل مدیریتی خود به درخواست‌ها رسیدگی می‌کنند:
- مشاهده درخواست‌های ورودی: در بخش «صندوق ورودی» ، فهرستی از تمامی درخواست‌های ثبت‌شده توسط پرسنل زیرمجموعه مشاهده می‌شود. هر درخواست شامل اطلاعات پایه، نام درخواست‌کننده، و وضعیت فعلی آن (در انتظار بررسی، تأیید شده، رد شده) خواهد بود.
- بررسی و اقدام: مدیر با کلیک بر روی هر درخواست، جزئیات کامل آن را مشاهده کرده و می‌تواند یکی از اقدامات زیر را انجام دهد:
- تأیید (Approve): در صورت موافقت با درخواست، مدیر آن را تأیید می‌کند. تأیید مرخصی یا مأموریت به‌صورت خودکار در سیستم ثبت شده و در محاسبات حقوق و دستمزد لحاظ خواهد شد.
- رد (Reject): در صورت عدم موافقت، مدیر دلیل رد درخواست را در قسمت مربوطه ذکر کرده و درخواست را رد می‌نماید.
مدیریت هوشمند و تعاملی درخواست‌ها
هنگامی که مدیر برای بررسی یک درخواست وارد جزئیات آن می‌شود، سامانه ابزارهای زیر را جهت تسهیل در تصمیم‌گیری در اختیار او قرار می‌دهد:
۱. ابزار گفتگوی مستقیم (Message)
- امکان ارسال پیام در ذیل هر درخواست وجود دارد. مدیر می‌تواند سوالات خود را درباره جزئیات درخواست از پرسنل بپرسد و پرسنل نیز می‌تواند مستقیماً به آن پاسخ دهد. این قابلیت، نیاز به مکاتبات خارج از سامانه را حذف می‌کند.
۲. مشاهده هم‌زمان حضور سایرین (تقویم تیمی)
- مدیر می‌تواند در حین بررسی، مشاهده کند که در تاریخ‌های درخواستیِ پرسنل، چه افراد دیگری از آن واحد در مرخصی یا مأموریت هستند. این قابلیت به مدیر کمک می‌کند تا با در نظر گرفتن ظرفیت نیروی انسانی، تصمیم دقیق‌تری برای تأیید یا رد درخواست بگیرد.
۳. شفافیت در گردش کار (Workflow Status)
- سامانه وضعیت هر مرحله از تأیید (سطح ۱، سطح ۲ و…) را به صورت شفاف نمایش می‌دهد. مدیر می‌داند که درخواست در کدام مرحله است و چه افرادی پیش از او آن را تأیید کرده‌اند.
۴. سوابق مرتبط (Contextual History)
- به‌منظور جلوگیری از تکرار درخواست‌های غیرمنطقی یا بررسی سوابق کاری، سامانه به‌صورت هوشمند سوابق مرتبط را نمایش می‌دهد:
- اگر درخواست مرخصی باشد: آخرین تاریخ مرخصی استفاده‌شده توسط کارمند را نمایش می‌دهد.
- اگر درخواست مأموریت باشد: آخرین مأموریت انجام‌شده توسط کارمند را نمایش می‌دهد.
- این اطلاعات به مدیر کمک می‌کند تا روند کاری و فواصل درخواست‌های پرسنل را بهتر تحلیل کند.
پیکربندی سطوح تأیید (سیاست‌های درخواست)
سامانه «سانا سافت» به مدیران سیستم اجازه می‌دهد تا برای هر نوع درخواست (مرخصی یا مأموریت)، فرآیند تأییدات اختصاصی تعریف کنند. این انعطاف‌پذیری باعث می‌شود مسیر تأیید هر درخواست کاملاً متناسب با ساختار سازمانی تعیین شود.
نحوه تعریف سطوح:
- دسترسی به تنظیمات: کاربر ارشد (ادمین) به بخش «سیاست‌های مرخصی» یا «سیاست‌های مأموریت» مراجعه می‌کند.
- انتخاب نوع درخواست: برای هر نوع مرخصی (استحقاقی، استعلاجی، بدون حقوق و…) یا مأموریت تعریف‌شده، تنظیمات اختصاصی آن باز می‌شود.
- تعریف سلسله‌مراتب: در این بخش مشخص می‌شود که فرآیند تأیید چند مرحله‌ای (Multi-level) باشد:
-
تعداد سطوح: تعیین اینکه درخواست قبل از نهایی شدن، باید توسط چند مرحله (مثلاً: ۱. مدیر مستقیم، ۲. مدیر واحد، ۳. شخص خاص) تأیید شود.
-
نتیجه: پس از ثبت درخواست توسط پرسنل، سامانه به‌صورت هوشمند درخواست را در «کارتابل» افراد مشخص‌شده در هر سطح قرار می‌دهد. درخواست تنها پس از تأیید در تمامی سطوح تعریف‌شده، وضعیت «نهایی‌شده» دریافت کرده و در محاسبات حقوق و دستمزد اعمال می‌گردد.