داشبورد مدیریتی

راهنمای داشبورد 

داشبورد سامانه «سانا سافت» یک نمای کلی و بصری از اطلاعات کلیدی و اقدامات ضروری برای هر کاربر را ارائه می‌دهد. چیدمان و محتوای ویجت‌های نمایش داده شده در داشبورد شما، به نقش تعریف‌شده‌تان در سیستم بستگی دارد. این امکان تضمین می‌کند که شما تنها اطلاعات مرتبط با وظایف و مسئولیت‌های خود را مشاهده کنید.

دو نوع ویجت در داشبورد وجود دارد:

1. ویجت‌های عمومی (General Widgets): این ویجت‌ها برای تمامی کاربران سامانه قابل مشاهده و دسترسی هستند و اطلاعات یا اقداماتی را نمایش می‌دهند که برای طیف وسیعی از کاربران کاربرد دارد.
2. ویجت‌های تخصصی (Role-Specific Widgets): این ویجت‌ها بسته به نقش شغلی شما (مانند مدیر منابع انسانی، کارشناس مالی، یا کارمند عادی) فعال و نمایش داده می‌شوند و شاخص‌ها و عملکردهای مرتبط با حوزه تخصصی شما را برجسته می‌کنند.

در ادامه، لیست کامل ویجت‌های موجود در داشبورد به همراه توضیحات مربوط به هر کدام آورده شده است.

 

ویجت «تردد من» (My Attendance)

این ویجت ابزاری برای ثبت ورود و خروج روزانه و مشاهده وضعیت حضور خود در سامانه است.

• کارکرد اصلی:
  • ثبت تردد: امکان ثبت تردد با مرورگر وب که زمان آن مستقیماً از «ساعت سرور» فراخوانی می‌شود تا از صحت زمان ثبت‌شده اطمینان حاصل شود.
  • وضعیت تایید: ترددهای ثبت‌شده از طریق وب، در وضعیت «در انتظار تایید» قرار می‌گیرند. این ترددها جهت نهایی‌سازی، نیازمند تایید توسط کاربران مجاز (مانند مدیران، کارشناسان حضور و غیاب یا افراد دارای مجوز دسترسی مربوطه) هستند.
• اطلاعات نمایشی:
  • زمان طی شده: نمایش مدت زمان سپری شده از لحظه ثبت اولین ورود تا لحظه فعلی.
  • مجموع کارکرد روزانه: محاسبه و نمایش جمع کل ساعات ورود و خروج ثبت‌شده در روز جاری.

 

ویجت «مرخصی» 

این ویجت ابزاری جامع برای ثبت درخواست‌های مرخصی  از نوع استحقاقی و مشاهده وضعیت موجودی مرخصی‌های استحقاقی است.

• کارکرد اصلی:

  • ثبت درخواست مرخصی: کاربر می‌تواند درخواست مرخصی خود را مستقیماً از طریق این ویجت ثبت کند. پس از ثبت، درخواست به صورت خودکار به کارتابل مقام تاییدکننده (مدیر مستقیم یا مسئول مربوطه) ارسال می‌شود تا روند بررسی و موافقت/عدم موافقت آغاز گردد.

  • پیگیری وضعیت: (در صورت نیاز به اضافه کردن این مورد) کاربر می‌تواند وضعیت درخواست‌های ارسالی خود را مشاهده کند.

• اطلاعات نمایشی (شاخص‌های استحقاقی):

  • مانده مرخصی: نمایش تعداد روزهای باقی‌مانده از مرخصی‌های استحقاقی کاربر.

  • مرخصی‌های استفاده شده: نمایش مجموع روزهایی که کاربر از مرخصی‌های استحقاقی خود در بازه زمانی مشخص استفاده کرده است.

 

ویجت «ماموریت»

این ویجت مشابه ویجت مرخصی، امکان ثبت درخواست‌های ماموریت کاری را فراهم کرده و اطلاعات مربوط به آخرین  ماموریت کاربر را نمایش می‌دهد.

• کارکرد اصلی:

  • ثبت درخواست ماموریت: کاربر می‌تواند درخواست ماموریت خود را (با مشخص کردن جزئیات ماموریت) از طریق این ویجت ثبت کند. این درخواست بلافاصله به کارتابل مقام تاییدکننده ارسال می‌گردد تا در صورت نیاز به موافقت یا عدم موافقت، بررسی شود.

  • فرآیند تایید: مانند مرخصی، درخواست‌های ماموریت نیازمند طی کردن چرخه تایید توسط مدیر یا مسئول مربوطه هستند.

• اطلاعات نمایشی:

  • آخرین ماموریت: نمایش جزئیات آخرین ماموریت ثبت‌شده یا انجام‌شده کارمند (مانند تاریخ، مقصد یا وضعیت آخرین ماموریت) جهت دسترسی سریع به سوابق اخیر.

ویجت «درخواست‌های ناتمام» 

این ویجت یک ابزار نظارتی سریع برای کارمند است تا از وضعیت درخواست‌های ارسالی خود مطلع شود.

• کارکرد اصلی:

  • پیگیری وضعیت: نمایش فهرستی از تمامی درخواست‌هایی (مانند مرخصی، ماموریت، تغییرات اطلاعات شخصی و غیره) که توسط کاربر ثبت شده اما هنوز چرخه تایید (Approval Workflow) آن‌ها به پایان نرسیده است.

• اطلاعات نمایشی:

  • نوع درخواست: مشخص بودن اینکه درخواست ارسالی از چه نوعی است (مرخصی، ماموریت و …).

  • تاریخ ثبت: زمان ارسال درخواست.

ویجت «تعطیلات پیش‌رو» (Upcoming Holidays)

این ویجت با هدف اطلاع‌رسانی پیشگیرانه، تقویم تعطیلات رسمی یا سازمان را در بازه زمانی کوتاه به کاربر نمایش می‌دهد.

 

• کارکرد اصلی:

  • برنامه‌ریزی زمانی: به کاربر کمک می‌کند تا با مشاهده تعطیلات نزدیک، از تعطیل بودن سازمان یا روزهای غیرکاری مطلع شده و برنامه‌های کاری یا شخصی خود را تنظیم کند.

  • فیلتر زمانی خودکار: این ویجت به صورت هوشمند تنها روزهایی را نمایش می‌دهد که در بازه زمانی ۳۰ روز آینده قرار دارند.

• اطلاعات نمایشی:

  • نام مناسبت: عنوان تعطیل رسمی یا مناسبت ذکر شده (مثلاً: «روز طبیعت» یا «تعطیلات رسمی سال نو»).

  • تاریخ: نمایش دقیق تاریخ (شمسی) روز تعطیل.

ویجت «مناسبت‌ها» (Events & Occasions)

این ویجت، رویدادهای مهم و مناسبت‌های خاص سازمان را به نمایش می‌گذارد تا کاربران از مناسبت‌های مشترک و شخصی همکاران خود مطلع شوند.

 

• کارکرد اصلی:

• تقویم مناسبت‌های اجتماعی: نمایش رویدادهایی که جنبه‌ی صمیمانه و انگیزشی دارند (مانند تبریک تولد یا سالگرد استخدام).

• تقویت فرهنگ سازمانی: کمک به ایجاد پیوند میان کارکنان از طریق اطلاع‌رسانی درباره مناسبت‌های شخصی همکاران.

• اطلاعات نمایشی:

• نوع مناسبت: مشخص بودن اینکه مورد مربوط به «تولد» است یا «سالگرد استخدام».

• نام و مشخصات: نمایش نام فرد صاحب مناسبت (در صورتی که تنظیمات حریم خصوصی اجازه دهد).

• تاریخ مناسبت: نمایش تاریخ دقیق رویداد.

 

ویجت «شاخص‌های کلیدی منابع انسانی» (HR Key Metrics)

این ویجت با ارائه آمارهای کلیدی، تصویری از وضعیت جمعیت‌شناختی و پایداری نیروی کار سازمان را در اختیار مدیریت قرار می‌دهد.

• کارکرد:

• مانیتورینگ سلامت سازمان: تحلیل سریع وضعیت نیروی کار بدون نیاز به استخراج گزارش‌های پیچیده.
• پشتیبانی از تصمیم‌گیری: کمک به مدیران برای برنامه‌ریزی‌های استراتژیک (مثلاً در برنامه‌های جذب یا حفظ نیرو).
• اطلاعات نمایشی (۴ شاخص اصلی)

شاخص	تعریف و کاربرد
تعداد کل پرسنل	نمایش تعداد کل نیروهای فعال سازمان در لحظه.
میانگین سنی	نشان‌دهنده ساختار سنی سازمان (جوان یا باتجربه) جهت برنامه‌ریزی برای جایگزینی و بازنشستگی.
نرخ ترک کار	درصد کارکنانی که در یک بازه زمانی مشخص سازمان را ترک کرده‌اند (شاخص حساس به حفظ نیرو).
نرخ ماندگاری	درصد کارکنانی که در سازمان باقی مانده‌اند (مکمل نرخ ترک کار و نشان‌دهنده وفاداری به سازمان).

 

ویجت «تفکیک مشاغل» (Job Distribution)

ویجت «تفکیک مشاغل» (Job Distribution/Classification) یکی دیگر از ابزارهای کلیدی در دسته «ویجت‌های تحلیلی» است. این ویجت برای مدیران منابع انسانی و مدیران ارشد اهمیت بسیار بالایی دارد، زیرا به آن‌ها کمک می‌کند تا بفهمند ساختار نیروی انسانی سازمان بر اساس جایگاه‌های شغلی چگونه توزیع شده است.

در واقع این ویجت به سازمان کمک می‌کند تا از «تمرکز بیش از حد» در یک بخش خاص یا «کمبود نیرو» در بخش‌های حیاتی جلوگیری کند.

• کارکرد:

  • تحلیل ساختار سازمانی: نمایش توزیع نیروها در دسته‌های مختلف شغلی 

  • شناسایی نقاط بحرانی: کمک به شناسایی بخش‌هایی که با حجم بالای نیرو یا کمبود شدید نیرو مواجه هستند.

  • تسهیل برنامه‌ریزی نیروی انسانی: کمک به تصمیم‌گیری در مورد نیازهای استخدام یا بازنگری در سلسله مراتب شغلی.

ویجت «تفکیک مقاطع تحصیلی»

این ویجت برای مدیران منابع انسانی بسیار حیاتی است؛ زیرا سطح تحصیلات، مستقیماً با توانایی‌های نوآورانه، سطح علمی و پتانسیل ارتقاء نیروهای سازمان در ارتباط است.

• کارکرد:

• ارزیابی سطح علمی سازمان: تحلیل اینکه سازمان چقدر از نظر علمی پیشرو است (مثلاً درصد بالای فارغ‌التحصیلان تحصیلات تکمیلی نشان‌دهنده پتانسیل تحقیق و توسعه بالاست).

• برنامه‌ریزی برای آموزش و توسعه (L&D): شناسایی نیازهای آموزشی؛ مثلاً اگر درصد بالای پرسنل دارای تحصیلات پایه هستند، سازمان ممکن است نیاز به دوره‌های تخصصی‌تر داشته باشد.

• تطبیق با استانداردهای شغلی: بررسی اینکه آیا سطح تحصیلات فعلی پرسنل با استانداردهای لازم برای مشاغل تعریف شده در سازمان همخوانی دارد یا خیر.

 

ویجت «شاخص‌های تردد» 

ویجت «شاخص‌های تردد»  یکی از حساس‌ترین ویجت‌های نظارتی است که مستقیماً با انضباط سازمانی و بهره‌وری نیروی انسانی در ارتباط است. از آنجایی که این شاخص‌ها ماهیت «زمانی» دارند، نیاز به دقت بالا در محاسبات و نمایش روند (Trend) دارند.

• کارکرد:

• پایش دقیق میزان انضباط پرسنل در بازه‌های زمانی مشخص.

• شناسایی الگوهای رفتاری (مثلاً افزایش غیبت‌ها در ماه‌های خاص).

• کنترل هزینه‌های اضافه کار و مدیریت زمان حضور و غیاب.

• ویژگی کلیدی :

  • فیلتر زمانی ماهانه (Monthly Filter): این ویجت باید دارای یک Dropdown یا انتخاب‌گر ماه و سال باشد. با تغییر ماه، تمامی شاخص‌های زیر به‌صورت آنی (Real-time) بر اساس داده‌های ثبت شده در آن ماه بازمحاسبه می‌شوند.

• شاخص‌های اصلی (Metrics):

1. نرخ تردد (Attendance Rate):

• تعریف: درصد کل روزهای حضور پرسنل نسبت به کل روزهای کاری مورد انتظار.
• هدف: نشان دادن میزان حضور کلی نیروی کار.

2. نرخ غیبت (Absence Rate):

• تعریف: درصد روزهایی که پرسنل بدون دلیل یا بدون مجوز در محل کار حاضر نشده‌اند.
• هدف: شناسایی میزان ریزش غیرمنتظره نیرو در طول ماه.

3. نرخ وقت‌شناسی (Punctuality Rate):

• تعریف: درصد دفعاتی که پرسنل دقیقاً در ساعت مقرر یا قبل از آن وارد سازمان شده‌اند.
• هدف: سنجش میزان انضباط فردی و تعهد به ساعات کاری.

4. مجموع اضافه کار (Total Overtime):

• تعریف: مجموع ساعت‌های ثبت شده‌ای که فراتر از ساعات کاری استاندارد بوده است.

5. نرخ تعجیل/تأخیر مجاز (Allowable Delay Rate):

• تعریف: درصد دفعاتی که پرسنل با تأخیر وارد شده‌اند، اما این تأخیر در محدوده «زمان مجاز» (Grace Period) تعریف شده در سیستم بوده است.
• هدف: متمایز کردن تأخیرهای جزئی و قابل چشم‌پوشی از تأخیرهای جدی و مکرر.

 

ویجت «کارکنان شاخص» 

این ویجت برای مدیران یا مسئولین حضور و غیاب طراحی شده تا به جای بررسی کل سازمان، مستقیماً روی «استثنائات» (Exceptions) تمرکز کنند.

• کارکرد:

  • شناسایی سریع افراد دارای انحراف: نمایش لیست پرسنلی که در یک شاخص مشخص (که کاربر انتخاب کرده)، رفتاری خارج از محدوده نرمال داشته‌اند.

  • مدیریت سریع (Actionable Insight): تبدیل داده‌های آماری به اقدامات عملی (مثلاً شناسایی فردی که بیش از حد غیبت داشته تا با او مصاحبه شود).

  • قابلیت فیلتر (Dynamic Filtering):

این ویجت بر اساس شاخص‌هایی که در ویجت قبلی (شاخص‌های تردد) تعریف کردیم، فیلتر می‌شود. کاربر می‌تواند یکی از موارد زیر را انتخاب کند تا لیست پرسنل بر اساس آن تغییر کند:

1. فیلتر بر اساس اضافه کار: (نمایش افرادی که بیشترین مدت زمان اضافه کار را داشتند).
2. فیلتر بر اساس غیبت: (نمایش افرادی که بیشترین میزان غیبت را در سی روز گذشته داشته‌اند).
3. فیلتر بر اساس تعجیل/تأخیر مجاز: (نمایش افرادی که از محدوده زمان مجاز فراتر رفته یا بیشترین تعداد تأخیر را داشته‌اند).

 

ویجت «خلاصه تردد» 

ویجت «خلاصه تردد روز جاری» (Daily Attendance Summary) یک ویجت «لحظه‌ای/عملیاتی» است. برخلاف ویجت‌های قبلی که ماهانه یا کلی بودند، این ویجت تمرکز خود را بر «وضعیت موجود»  در همین لحظه و در همین روز قرار داده است.

این ویجت برای مدیران حاضر در محل و مسئولین حضور و غیاب، اولین چیزی است که در ابتدای روز باید ببینند تا بفهمند امروز با چه ترکیب نیرویی در سازمان روبرو هستند.

• کارکرد:

  • مشاهده وضعیت آنی حضور و غیاب: ارائه یک نمای کلی و سریع از وضعیت حضور پرسنل در روز جاری.

  • مدیریت عملیاتی سریع: تشخیص سریع میزان خلاء نیروی انسانی در روز (مثلاً اگر تعداد غیبت‌ها در ابتدای روز غیرعادی باشد).

این ویجت دقیقاً ۴ دسته را بررسی می‌کند که مجموع آن‌ها باید برابر با «کل پرسنل سازمان» باشد:

1. حاضر (Present): تعداد افرادی که طبق ساعت کاری در محل سازمان حضور یافته‌اند (یا کارت زده‌اند).
2. غایب (Absent): تعداد افرادی که بدون اطلاع یا بدون ثبت مرخصی، در محل کار حاضر نشده‌اند.
3. مرخصی (On Leave): تعداد افرادی که طبق روال قانونی، مرخصی (استعلاجی، سنواتی و غیره) دارند و غیبت محسوب نمی‌شوند.
4. ماموریت (On Mission/Business Trip): تعداد افرادی که در حال انجام ماموریت کاری خارج از سازمان هستند.