مدیریت پرداخت حقوق
این بخش هسته مرکزی عملیات حقوق و دستمزد در سامانه است که وظیفه مدیریت دوره‌های پرداخت، محاسبه مبالغ قابل پرداخت، تأیید نهایی محاسبات و استخراج گزارش‌ها و فایل‌های قانونی (بانک و بیمه) را بر عهده دارد.
لیست دوره‌های پرداخت
با ورود به صفحه «حقوق و دستمزد»، فهرستی از تمامی دوره‌های پرداخت مشاهده می‌شود.
فیلتر سال: جهت دسترسی سریع‌تر، لیست دوره‌ها بر اساس «سال» فیلتر می‌شود. به‌صورت پیش‌فرض، سامانه بر روی «سال جاری» تنظیم شده است. در صورت نیاز به مشاهده دوره‌های سال‌های گذشته، می‌توانید سال مورد نظر را از بخش فیلتر انتخاب کنید.
جزئیات دوره: در این جدول، وضعیت هر دوره و جزئیات مالی آن، از جمله «مبلغ هزینه» و «خالص پرداختی» نمایش داده می‌شود.
شروع محاسبات: برای دوره‌های جدید، جهت آغاز فرآیند پردازش، بر روی دکمه «شروع » کلیک کنید. با این عمل، سامانه وارد محیط «جزئیات پرداخت حقوق» می‌شود.
پردازش و مشاهده جزئیات پرداخت حقوق
پس از اجرای محاسبات، صفحه «جزئیات پرداخت» به‌عنوان مرکز فرماندهی و نظارت کاربر بر خروجی نهایی عمل می‌کند. این صفحه به‌گونه‌ای طراحی شده که کاربر قبل از قفل کردن نهایی و صدور فیش، اشراف کاملی بر اعداد و وضعیت پرسنل داشته باشد.
داشبورد مدیریتی
در بالای لیست پرسنل، چهار کاشی تحلیلی قرار دارد که با اعمال فیلتر (مثلاً بر اساس واحد سازمانی یا نوع قرارداد)، به‌صورت لحظه‌ای به‌روزرسانی می‌شوند:
- کل هزینه، خالص پرداختی، کل کسورات و مالیات: این کاشی‌ها ارقام کلان مالی را نمایش می‌دهند.
- مقایسه هوشمند: هر کاشی دارای آیکون‌های صعودی/نزولی است که وضعیت مبلغ را نسبت به دوره قبل مقایسه می‌کند.
- نمایش جزئیات: با کلیک روی هر کاشی، پنجره‌ای باز می‌شود که ریزِ آیتم‌های تشکیل‌دهنده آن را با دوره قبل مقایسه کرده و میزان دقیق «اختلاف» (افزایش یا کاهش) را نشان می‌دهد.
لیست حقوق و بررسی جزئیات
در لیست اصلی پرسنل، با کلیک بر روی نام هر کارمند، یک پنل اسلایدری (Slider) حاوی ریز محاسبات حقوقی آن فرد باز می‌شود تا کاربر بتواند جزئیات دقیق‌تری از دریافتی‌ها و کسورات وی را مشاهده کند.
وضعیت‌های هوشمند
ستون «وضعیت» در لیست حقوق، راهنمای کاربر برای مدیریت سریع خطاهاست:
- محاسبه شده: وضعیت استاندارد؛ به این معنا که محاسبات بدون خطا انجام شده است.
- قرارداد ندارد: به این معناست که کارمند در بازه زمانی موردنظر، قرارداد فعال یا تأییدشده (غیر پیش‌نویس) ندارد.
- دارای تردد ناقص: نشان‌دهنده نقص در داده‌های حضور و غیاب است. تا زمانی که مسئول مربوطه ترددها را اصلاح نکند، سیستم اجازه محاسبه نهایی را نمی‌دهد.
- نیاز به محاسبه: زمانی نمایش داده می‌شود که فردی پس از فرآیند «محاسبه اولیه» به دوره اضافه شده است. در این شرایط کاربر باید از گزینه «محاسبه» در بالای لیست استفاده کند تا حقوق این فرد به‌صورت دستی در دوره جاری لحاظ شود.
تأیید محاسبات
پس از بررسی جزئیات، کاربر می‌تواند محاسبات دوره را تأیید نماید.
- وضعیت پس از تأیید: با تأیید محاسبات، اطلاعات این دوره در سیستم قفل شده و هرگونه تغییر در داده‌های پایه حقوقی (مانند کارکرد، تغییر مبالغ قرارداد یا آیتم‌های حقوقی) به‌صورت خودکار بر روی این دوره اعمال نمی‌شود.
- قابلیت بازگشت: در صورتی که پس از تأیید، نیاز به اعمال تغییرات در اطلاعات پایه وجود داشته باشد، کاربر باید ابتدا محاسبات را از وضعیت تأیید شده «بازگرداند» . پس از بازگشت به وضعیت قبل از تأیید، اصلاحات مدنظر را انجام داده و مجدداً عملیات «محاسبه» را اجرا نماید.
خروجی‌ها و گزارشات
سامانه «سانا سافت» امکان دریافت خروجی‌های استاندارد و گزارشات متنوع را برای هر دوره پرداخت فراهم کرده است:
- فایل‌های پرداختی: شامل فایل‌های استاندارد انتقال وجه بانکی.
- فایل‌های قانونی: شامل فایل خروجی بیمه جهت ارائه به سازمان تأمین اجتماعی و فایل مالیات.
- گزارشات حقوقی: شامل لیست حقوق و سند حقوقی
- فیش حقوقی (به‌صورت تکی یا گروهی)
- لیست بیمه
- گزارشات تفکیکی: شامل گزارش‌های جداگانه از مزایا و کسورات ثبت‌شده.